Articol de Alexandra-Adriana Crețeanu
Managementul timpului sau time management se refera la un set de principii, practici, aptitudini si sisteme, utilizate pentru a controla perioada de timp petrecuta pentru indeplinirea unor activitati specifice, cu scopul de a spori eficienta sau productivitatea muncii.
Gestionarea timpului presupune un set de reguli care trebuie sa fie respectate: stabilirea unei rutine zilnice, valorificarea momentelor in care te simti plin energie si stabilirea pauzelor pentru momentele de energie scazuta, respectarea termenelor limita, rezolvarea problemelor importante, omiterea chestiunilor neimportant, fixarea unor perioade de timp grupate pentru finalizarea proiectelor, gruparea activitatilor similare, abordarea unei situatii in ansamblu, fara sa te pierzi in detalii, alocarea unei perioade mai mari de timp decat estimat initial, pentru fiecare sarcina, pentru situatiile neprevazute.
Managementul timpului incepe cu autodisciplina; in acest sens este util sa stim cum ne petrecem de fapt timpul pe perioada unei zile. In plus, la fiecare activitate trebuie sa notam timpul petrecut si starea de spirit energica, letargica etc.
Stabilirea obiectivelor este un instrument valoros in time management prin faptul ca te ajuta sa dai o directie actiunilor tale. Nu doar ca vei avea controlul asupra vietii tale, dar vei putea sa evaluezi progresul pe parcurs. Pentru asta trebuie sa te gandesti la lucrurile cu adevarat importante pentru tine pe termen lung, sa stii unde doresti sa ajungi si sa te motivezi pentru a face tot posibilul sa-ti atingi tinta. Urmeaza regulile listate mai jos:
• Alege obiective care sa te motiveze.
• Stabileste obiective specifice – clare si bine definite, masurabile – sa aiba criterii ce pot fi cuantificate, pentru a putea masura progresul realizat, realiste – obiective care pot fi realizate, dar nu prea usor, relevante – importante pentru directia pe care o urmezi, si care sa aiba termen limita de timp.
• Listeaza obiectivele in scris. Astfel iti vei concretiza aspiratiile si angajamentul fata de realizarea obiectivelor.
• Realizeaza un plan de actiune. Scrie pasii pe care trebuie sa-i urmezi pentru a indeplini obiectivele.
• Fii consecvent.
Planificarea
Planificarea in time management se refera la realizarea prioritatilor si obiectivelor identificate anterior, in functie de timpul avut la dispozitie. Planificarea te ajuta sa iti dai seama ce poti realiza intr-o anumita perioada de timp, sa utilizezi timpul cat mai eficient posibil, sa pastrezi o perioada de timp in plus, pentru evenimentele neasteptate si sa reduci stresul produs de volumul coplesitor de munca.
Exista mai multe tipuri de instrumente pentru a planifica: jurnale, calendare, organizatoare, programe soft pentru computer, etc. Poti utiliza orice se potriveste mai bine, atat tie, cat si situatiei – genul slujbei, gusturi personale, buget, etc. Esential este sa poti introduce datele cu usurinta si sa poti vizualiza corect detaliilesi perioada de timp. Ideal este sa planificati la inceputul fiecarei saptamani sau luni, urmand pasii:
• In functie de tipul de serviciu si de obiective, trebuie sa stabiliti timpul pe care il aveti la dispozitie.
• Grupati actunile indispensabile pentru a avea succes in profesie. De multe ori acestea sunt criteriile in functie de care va este evaluata munca.
• Revizuiti lista cu lucrurile de facut si planificati activitatile urgente de mare prioritate, precum si pe cele care asigura intretinerea si care nu pot fi evitate sau delegate.
• Alocati o perioada de timp pentru intreruperile si evenimentele neprevazute. Veti invata sa faceti asta din experienta; de obicei, cu cat slujba este mai imprevizibila, cu atat neprevazutul va necesita mai mult timp.
• In timpul ramas puteti planifica rezolvarea sarcinilor prioritare si indeplinirea obiectivelor personale. Daca odata ajunsi la acest ultim pas observati ca nu v-a mai ramas aproape de loc timp, revizuiti pasii anteriori si identificati activitatile pe care le puteti amana sau da altcuiva.
